採用活動におけるプライバシーポリシー
株式会社東京すずらん(以下、「弊社」といいます。)は、採用活動において取得する個人情報の保護を重要な責務と認識し、個人情報保護に関する法令及びガイドラインを遵守するとともに、適切な管理を行うことを約束いたします。本プライバシーポリシーは、弊社の従業員募集への応募者(以下、「採用応募者」といいます。) 及びインターンシップ・オープンカンパニー・キャリア教育へのインターンシップ等参加者(以下、「インターンシップ等参加者」といいます。)を対象とし、採用活動を通じて取得した個人情報の取扱いについて定めたものです。なお、既に弊社で保有し利用させて頂いている個人情報につきましても、本方針に従って採用応募者の個人情報の取り扱いを実施致します。
個人情報の取り扱いについて
(1)取得する個人情報
本プライバシーポリシーにおいて、「個人情報」とは、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」といいます。)第2条第1項に定める、生存する個人に関する情報であって、氏名、生年月日、住所、電話番号、電子メールアドレス等、特定の個人を識別できる情報を指します。
弊社は、採用活動に当たって、以下に掲げるものを含む採用応募者の個人情報を取得します。
- 採用応募者から提出された履歴書、職務経歴書、エントリーシート等の書類に含まれる情報(氏名、生年月日、住所、電話番号、電子メールアドレス、学歴、職務経歴、資格、志望動機など)
- 採用選考の過程で実施する面接やヒアリングで取得する情報
- 採用ウェブサイトや就職情報サイトを通じたオンライン応募フォームからの情報
- その他採用活動に付随する電子メール、電話、対面等あらゆる形式のコミュニケーションにより取得する情報
(2)個人情報の利用目的
弊社がお預かりした個人情報は、採用応募者本人に承諾を得た範囲内または利用目的に沿った範囲内で利用致します。利用目的については、以下の「利用目的の範囲」の内、弊社の正当な事業の範囲内でその目的の達成に必要な事項を利用目的と致します。
- 採用応募者の個人情報利用目的の範囲について
- 採用応募者への会社説明会・面接等の案内および連絡のため
- 採用選考時の検討のため
- 採用内定または採用決定者への連絡のため
- 採用後の本人確認、就労管理・給与支払・社会保険等の手続きおよび連絡のため
- 採用後の人事考課・福利厚生の手続きおよび連絡のため
- 採用活動のプロセス・イベント等の改善のため
- 将来の採用計画の策定や改善などを目的として、統計的に分析するため
- インターンシップ等参加者の個人情報利用目的の範囲について
- インターンシップ・オープンカンパニー・キャリア教育の案内および連絡のため
- フィードバック事項の連絡のため
- その他、なんらかの理由で接触する必要が生じた場合のため
(3)個人情報の第三者提供
弊社は、採用応募者及びインターンシップ等参加者の同意なしに第三者へ採用応募者及びインターンシップ等参加者の個人情報の提供は行いません。但し個人情報に適用される法律その他の規範により、弊社が従うべき法令上の義務等の特別な事情がある場合は、この限りではありません。
(4)個人情報の第三者への委託
弊社は、採用活動に関する業務を円滑に遂行するため、個人情報の取扱いの全部または一部を外部の業務委託先に委託することがあります。委託先は、十分な個人情報保護水準を確保していることを確認したうえで選定し、適切な管理・監督を行います。
(5)個人情報の管理
弊社は、採用活動における個人情報を適切に管理します。選考の結果、入社に至った採用応募者の個人情報については、従業員情報として適切に保管・管理いたします。入社に至らなかった採用応募者の個人情報については、履歴書・職務経歴書・エントリーシート等の書類は選考結果通知とともに返却し、オンラインエントリーやメールのやり取り等により取得した個人情報データは、採用プロセスの改善及び将来の雇用機会の検討のため、必要な範囲において一定期間保有いたします。
(6)個人情報の開示・訂正・利用停止・消去等の手続
採用応募者及びインターンシップ等参加者から提供された個人情報(第三者提供記録を含みます。)に関して、開示、訂正、利用停止、消去を要望される場合は、お問い合わせ先窓口までご請求ください。開示、訂正については、法令に定められている場合を除き、採用応募者及びインターンシップ等参加者本人による請求であることが確認できた場合に限り、合理的な期間内に、採用応募者及びインターンシップ等参加者の個人情報を開示、訂正致します。利用停止、消去については、法令に定められている事由がある場合で、採用応募者及びインターンシップ等参加者本人による請求であることが確認できた場合に限り、合理的な期間内に、採用応募者及びインターンシップ等参加者の個人情報を利用停止、消去致します。
個人情報の保護に関する法令・規範の遵守について
弊社は、弊社が保有する個人情報に関して適用される個人情報保護関連法令、規範及び個人情報保護委員会のガイドラインを遵守します。また本方針は、日本国の法律、その他規範により判断致します。本方針は、弊社の個人情報の取り扱いに関しての基本的な方針を定めるものであり、弊社は本方針に則って、個人情報保護法等の法令・規範に基づく個人情報の保護に努めます。
個人情報の安全管理措置について
弊社は、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏えい等から個人情報を保護し、正確性及び安全性を確保するために管理体制を整備し、適切な安全対策を実施致します。個人情報を取り扱う事務所内への部外者の立ち入りを制限し、弊社の個人情報保護に関わる役員・職員等全員に対し教育啓発活動を実施するほか、管理責任者を置き個人情報の適切な管理に努めます。
継続的な改善について
弊社は、個人情報保護への取組みについて、日本国の従うべき法令の変更、取り扱い方法、環境の変化に対応するため、継続的に見直し改善を実施致します。
お問い合わせ
個人情報の取り扱いに関するお問い合わせや苦情については、下記窓口にて受け付けております。
【個人情報取扱い窓口】
≪株式会社東京すずらん≫ 採用担当
〒335-0005 埼玉県蕨市錦町2丁目-3-1
TEL:048-444-3115 FAX:048-444-3493